Якщо цифра керує логістикою

Чотири плюси цифровізації

Як пояснила провідна фахівчиня з управління ІТ-проєктів документообігу ПАП «Агропрод­сервіс» Вікторія Папірянська, причини переходу на електрон­ний документообіг – логістичні, юридичні, агрономічні, а також пов’язані із загальнодержавним курсом на цифровізацію та прагненням прозорості. В основі переходу – співпраця AgriChain Logistics і платформи «Вчасно».

Процес залучення персоналу проходив у кілька етапів:

• перший – організація адміністрування всіх процесів, що відбуватимуться у сфері дії елект­ронної ТТН;

• другий – запуск електронного документообігу на платформі «Вчасно»;

• третій – підімкнення до системи працівників: надання їм доступу до системи, навчання агрономів, водіїв і вагарів, аби кожен дістав покрокові інструкції щодо своєї ролі, а також пройшов атестацію.

Технічна підготовка також складалася з трьох етапів: інтеграція з обліковою системою; розмежу­вання доступів на кожному етапі для агронома, водія, вагаря і контролера. Останній дістав повний доступ до всіх ланок, аби можна було бачити весь шлях документа й мати змогу на кожному етапі виправити помилку. Й, нарешті, тестування всіх ланок.

«Дуже важливо не просто відсканувати документи, а перебудувати весь процес документообігу, щоб правильно і точно збиралися дані, а всередині компанії були підібрані люди, які вміли б ставити електронні підписи та могли б працювати з мобільним застосунком, і щоб третя сторона (контрагент) була попереджена про таку систему. Найбільша складність полягала в тому, щоб правильно зробити доступи, аби люди на своїй зміні бачили лише свої документи, щоб контролер міг зайти й побачити весь ланцюжок, і якщо хтось забуде поставити підпис, то нагадати йому про це. Цю систему ми запровадили в напрочуд короткий термін – три тижні», – розповідає керівник «Вчасно ТТН» Василь Росада.

Вікторія згадує, що на початках цього процесу планували одразу реалізувати сценарій 2.0, аби одразу запровадити повністю електронний документообіг, проте (позаяк, згідно із законодавством, у ланцюжку має бути й паперова ТТН) вирішили розпочати зі сценарію 1.0. Усе відбувається в такій послідовності: автомобіль приїздить у поле на завантаження, агроном вносить в AgriChain Logistics усі дані щодо вантажу й транспортного засобу і видруковує термочек для водія. Інформація з AgriChain заходить до облікової системи, створюється еТТН під назвою «Збір урожаю», її бачить вагар, коли автівка прибуває на елеватор, вагар вносить до системи дані: брутто – нетто, проводить еТТН, вона надходить на підписання, насамперед агроному, опісля – водієві до мобільного застосунку й далі – вагарю. Це перший сценарій, коли водій їхав із паперовою ТТН. Оригінал був електрон­ним, а копія паперовою для транспортної поліції.

Сценарій 2.0 – без термочека: одразу в полі завантажується автомобіль, агроном заповнює дані в AgriChain, інформація передається до облікової системи, ТТН з’являється в додатку агронома після того, як останній її підписує. Вона через 2 – 3 хв потрапляє до мобільного додатку водія, який ставить підпис і вирушає в дорогу вже з електронною ТТН, і коли прибуває на елеватор, вагар вносить ці дані, підписує ТТН зі свого боку. Так закінчується цикл електронної ТТН.

Що дістали в результаті? Чотири плюси. По-перше, швидкість, оформлення та рух документів скоротилися з тижнів до кількох годин. По-друге, помилки стали неможливими, бо якщо система їх помічала, то не давала змоги створити документ і вивантажити в застосунок для підписання. По-третє, система забезпечила прозорість і контроль, вона дала змогу бачити статуси документа в реальному часі на кожному етапі – якщо є загроза помилки, вона одразу виправляється. По-четверте, стало менше паперової роботи.

ТТН у смартфоні

У кожної компанії свій шлях до цифровізації. ГК «Вілія», впроваджуючи електронний документообіг, із 2022 р. розпочала спів­працю з платформою Document.Online та сервісом DepositSign. Час засвідчив слушність такого рішення. Вибір партнерів, реформування бізнес-процесів і спрощення облікової політики й документообігу стали частиною стратегії цифрової трансформації, яку успішно реалізує фінансовий департамент під орудою Володимира Сікірінського.

Систему моніторингу транспорту FortMonitor замінили на сучаснішу платформу Ruptela TrustTrack. Уже зі жнив 2023 р. електронні ТТН почали рухатися логістичними ланцюжками групи компаній. І нині, якщо зупинити вантажний автомобіль «Вілії», водій покаже еТТН просто в смартфоні. Тепер цифровими сервісами охоплено понад 130 вантажних автомобілів групи, а протягом 2025 р. у системі було сформовано понад 22 тис. еТТН.

Утім, процеси групи й екосистема цифрових сервісів повсякчас розвиваються. Позаяк, згідно із законодавством, кожен водій перед рейсом має проходити медичний огляд, у групі компаній запровадили електронний передрейсовий контрольний лист. У ньому лікар фіксує дані про стан водія, а сам працівник підписує документ особистим електронним підписом, не виходячи з кабінету лікаря.

Також у компанії силами власного відділу розробки створили вебдодаток «Кабінет водія». Авторизація в ньому відбувається через OTP-аутентифікацію або Face ID. Водій дістає доступ до набору цифрових інструментів для роботи з рейсами й документами. Маршрут формує диспетчер в обліковій системі, а водій підтверджує початок і завершення рейсу. За потреби він може самостійно розпочати або завершити маршрут, після чого диспетчер додає супровідну інформацію. До системи також автоматично підтягуються дані з Ruptela щодо всіх параметрів руху транспорту.

В «Кабінеті водія» можна переглянути історію маршрутів, координати точок перебування, час у дорозі, відстань і витрати пального. Якщо водій фіксує несправність транспортного засобу, повідомлення одразу надходить до відділу випуску транспорту, який має оперативно відреагувати. В розділі «Профіль» водій бачить власні дані, що містяться в обліковій системі компанії. Розділ «Document.Online» дає змогу підписувати електронні документи через Face ID. Для цього достатньо натиснути кнопку «Підписати», пройти повторну Face ID-авторизацію, після чого система автоматично накладає електронний підпис на документи безпосередньо в додатку. Важливим розділом є «Пам’ятки», де розташована конче потрібна інформація та інструкції для водіїв.

«Кабінет водія» є складовою частиною пілотного проєкту «еШляховий лист». Він має зручний, інтуїтивно-зрозумілий інтерфейс», – пояснює заступник керівника фінансового департаменту Євгеній Величко.

До жнив 2026 р. у систему планують інтегрувати й розділ «Елеватор». Він міститиме елект­ронну чергу, штрих-коди та еТТН, які генеруватимуться в обліковій системі. Отже, цифрова система поступово замінює традиційний процес роботи автовагової, коли водій реєструвався через термінал самообслуговування й отримував паперовий талон. «Водію потрібно надати весь конче потрібний функціонал в одному додатку. Ми вирішили, що не має бути ані терміналів, ані паперових талонів. Водій заїжджатиме на вагову, скануватиме власний штрих-код із «Кабінету водія», а після фіксації ваги фото й дані автоматично потраплятимуть до облікової системи», – зазначає Євгеній. На його переконання, цифровізація прискорила не лише документообіг, а й бізнес-процеси групи компаній загалом.